DMS Archiv Lösung

Die besten DMS-Archiv Lösungen für die Schweiz: Elektronische Archivierung, auch Dokument Management System, kurz DMS genannnt, wird über kurz oder lang unseren Büroalltag nachhaltig beeinflussen. Dabei spielt die richtige Wahl der Archivierungssoftware eine entscheidende Rolle.

Startseite > Office-Manager Pro© von Krekeler Software, die preisgünstige Archivierungssoftware für Privatanwender und Kleinbetriebe. Sie ist Netzwerkfähig und einfach anzuwenden. Eine robuste Anwendung für Windows basierende Netzwerke oder Einzelplatz-Arbeitsstationen. Felder können selbst definiert werden und Masken frei gestaltet werden. Hervorragend als CAD Zeichnungsverwaltung oder für Notar- und Anwaltsbüros zur Aktenverwaltung. Mit integrierter Workflow Funktion. Die ideale Wissensdatenbank...mehr bitfarm-Archiv© aus dem Hause Bitfarm-Informationssysteme GmbH für Client-Server basierende Archive. Da bitfarm-Archiv auf einer SQL Datenbank (MySQL) basiert ist bitfarm-Archiv geeignet für grosse Archiv- Datenvolumen. Es ist Archiv-Lösung für mittlere bis grosse KMU’s und International Enterprise Level Unternehmen. Auch als Open Source Version verfügbar. Mit integrierter Workflow Funktion. Die Ideale Lösung für die Langzeitarchivierung ... mehr

Niemand schreibt Rechnungen noch von Hand auf Papier - Wieso legen Sie dann Papier noch von Hand ab? Der Siegeszug des Computers in der Finanzbuchhaltung (FiBu) und in der Auftragsbearbeitung (ERP/ECM) ist unbestritten und niemand kann sich Heute noch vorstellen, Rechnungen von Hand zu schreiben oder die FiBu in handgeschriebenen Kontobüchern zu führen. Dieser Fortschritt hat bei der Archivierung noch nicht Einzug gehalten, dies aus mehreren Gründen: • Ein Archiv kostet nur Geld und ist kein produktiver Faktor. Daher wurde in diesem Bereicht eine Rationalisierung vernachlässigt. Man sah bisher keinen Kostenvorteil, ein Archiv elektronisch zu führen. Günstige elektronische Archivierungssoftware oder günstige Archiv-Lösungen sind noch nicht so lange auf dem Markt. • Sünden im Archiv konnten leicht überdeckt werden, da nur ein verschwindend kleiner Teil der Dokumente jemals wieder gebraucht wurde. Dies ändert sich derzeit, da die “Gegenseite” ebenfalls besser informiert ist durch eigene elektronische Vorratshaltung von Dokumenten. • Finanzämter waren bisher unterbemannt und personell nicht in der Lage, jahrealte Belege nachzuforschen. Das hat sich heute geändert und wird für viele Betriebe zu einem Bumerang werden. Trend zunehmend. daher wird ein elektronisches Archiv über kurz oder lang lebensnotwendig sein. • Gesetzliche Vorschriften sehen mehr und mehr eine Umkehr der Beweislast vor, das Unternehmen muss die Unschuld Beweisen können und nicht mehr die Behörde die Beweislast erbringen! • Die 10 Jahres Aufbewahrungsfristen und Pflichten werden vermehrt ausgenutzt mit rückwirkenden Steuerbescheiden, wehe dem, der mit einem unordentlichen Archiv kalt erwischt wird! • Archive haben sich dem Informationszeitalter bisher verschlossen. Aber langsam reift die Erkenntnis welch Potential in einer lückenlosen Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen steckt. Ganz zu schweigen vom besseren Kundenservice der nun ohne zusätzlichen Aufwand möglich wird. • Letztendlich war es auch die Technik, die noch nicht soweit war. Professionelle elektronische Archivsoftware und Hochleistungsscanner kosteten schnell mal mehre Hunderttausende und waren für den Mittelstand unerschwinglich, geschweige denn für Kleinbetriebe. Das hat sich grundsätzlich geändert, elektronische Archivierungslösungen sind erschwinglich geworden und werden bald überall zu unserem Büroalltag gehören.

Mit der elektronischen Archivierung sind wir Heute genau an dem Punkt wo wir mit den ERP- Systemen vor 10 Jahren waren. Schätzungen gehen davon aus, das heute 20% der Betriebe ein elektronisches Archiv führen, doch nur gerade mal 5% genügen den neuen gesetzlichen Anforderungen der Email-Archivierung! Ein elektronsiches Archiv ohne Email integtration, im besten Fall mit Exchange Integration für die Email-Archivierung, ist wie ein Auto ohne Räder. Gut anzusehen, aber nutzlos. Achten Sie daher unbedingt auf diesen Punkt. Auch die Tatsache, das die elektronischen Dokumente für mehr als 10 Jahre im Archiv stehen werden - da braucht es eine zukunftssichere Technologie. Wieviele Dokumente, älter als 8 Jahre, können Sie noch lesen? Können Sie Texte, die Sie damals unter Windows 3.1 erstellt haben, noch öffnen? Dies ist eine nicht unwesentliche Tatsache die gerne übersehen wird. Ein Archiv-Format MUSS Zukunftsicher sein! Tatsachen eines Papier-Achives: • Man schätzt das bis zu 30% der Dokumente erfolglos gesucht werden, da entweder falsch Abgelegt (archiviert) oder ver- nichtet wurden. • Mehr als die Hälfte der Dokumente muss 3 bis 5 mal Kopiert werden um bei jeder Suchart gefunden zu werden. Das ver- mehrt das Belegvolumen zusätzlich und verbraucht zuätzliche Resourchen an Mensch und Material zur Ablage. • Die Ablage verbraucht Raum, an den Arbeitsplätzen wie in der Registratur bzw. im Archiv. Zusätzliche Kosten fallen an für Archiv-Möbel, wie Paternoster oder Gestelle, Order, Locher etc. • Während der Bearbeitung steht das Dokument anderen Personenkreisen nicht zur Verfügung. Situationen können eskalieren während Ferien oder Krankheitsabwesenheiten von Mitarbeitern! Nur, die tatsächliche Bearbeitungszeit der Dokument beträgt lediglich 5-10% • Projektüberwachung und Controlling werden schwierig bis unmöglich da wesentliche Schriftstücke nicht zugänglich sind oder gar fehlen. • Arbeitsprozesse werden unübersichtlich da der Zugriff auf Informationen fehlt oder verlangsamt ist. • Für Aussendienst oder Monteure wird die Aussübung ihres Berufes erschwert, manchmal sind gar mehrfach Anfahrten notwendig da nicht alle Informationen zugänglich waren. • E-Mail Systeme werden langsamer, da sie der Informationsflut nicht gewachsen sind. Vorallem mehrfach Attachments können die Physikalischen Grenzen eines System sprengen und das Emailsystem eines Anwenders zum Abstürzen bringen - sehr oft verbunden mit Datenverlust! • Änderungskontrolle und Versionierung von Office-Dokumenten ist kaum möglich Die Umweltkosten unseres Papierverbrauchs Täglich gehen mehr als 30 Tonnen Papier alleine nach Zürich! Wir verbrauchen Schweizweit über 350 Tonnen und Europweit mehr als 282’500 Tonnen Papier pro Tag. Oder pro Kopf 226kg Papier im Jahr. Für eine Tonne Papier werden Verbraucht: • 2.2 Tonnen Holz • 115 Tonnen Wasser • 3300 kW Strom • 5 Tonnen Erdöl (ca.) • 2 Tonnen Kohle Pro Tonne Papier erhalten wir 200’000 Blatt Papier. Hochgerechnet bedeutet dies, dass 10 bis 15 Angestellte ungefähr eine Tonne Papier im Jahr verbrauchen. Um eine Tonne Papier herzustellen, braucht man 12-24 Bäume2, so dass für 10 Angestellte jedes Jahr ca. 18 Bäume gefällt werden müssen. Vier dieser Angestellten könnten mit der dabei verbrauchten Energie ihren Jahresbedarf an Heiz- und Strom in deren 2 EF-Häusern decken! Im übrigen, ist das im Büroalltag am meisten verwendete gestrichene hochweisse Kopierpapier genau dies Papier, das am meisten Energie verbraucht und die grösste Umweltbelastung verursacht. Ganz verhindern können wir unseren Papierkonsum nicht, aber es gibt Lösungen die helfen, unsere tägliche Papierflut einzudämmen und uns im Endeffekt auch helfen, die Übersicht zu behalten, vielleicht schaffen wir es eines Tages wirklich zum Papierlosen Büro ...mehr Quellen: Hochschule Emden/Leer, Papier und mehr.de, Greenpeace Aachen Dabei wird die Umweld nicht unerheblich mit folgenden Giftstoffen belastet: • Titanoxit • Clor • Cloroxide • CO2 • Feinstaub • Phosphate • Natriumdithionit • Schwefelstoffe und mehr...!

Als ein auf DMS-Archiv Lösungen spezialisiertes Unternehmen möchten wir Ihnen zwei Archiv-Softwarelösungen vorstellen. Nach über einem Jahr suchen und testen von unzähligen Softwaren und Systemlösungen haben sich, zumindest aus unserer Sicht, die folgenden Systeme sich als die Besten derzeit auf dem Markt befindlichen herauskristalisiert. Grundbedingung war die Archivmöglichkeit von Emails, ohne diese Funktion geht es nicht. Workflow muss integriert sein. Alle anfallenden Dokumente und alle gebräuchlichen Dateiformate müssen unterstützt werden. Ein hoher Automatiserungsgrad zur Kostenersparnis muss ein integraler Bestandteil der Software sein. Wir wollten das ganze Spektrum abdecken können, vom Einzelarbeitsplatz einer Kleinfirma über Filialbetriebe/Produktionsstandorte eines Mittelständischen Unternehmens bis zur grossen Multinationalen Enterprise Unternehmung. Doch eine solche Eierlegendewollmilchsau gibt es nicht. Schnell wurde uns klar, das wir mindestens 2 Softwarelösungen einsetzen würden. Zu Unterschiedlich sind die Anforderungen eines Kleinbetriebes im Gegensatz zu einem grösseren KMU oder gar einer Enterprise.